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男性の電話のマナー!社会人の受けた時・かけた時の基本!就活は?

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男性ビジネスマン

電話は声だけで会話するため、受け方、かけ方により、お互いの印象が変ってしまいます。
そして、マナーを無視した電話は、お互いに不信感を与えてしまいます。

基本マナーを守ることによって、相手に信頼感を与え、スムーズな電話応対をすることは、社会人として求められるスキルの一つです。
男性社会人として適切な電話対応をするために、基本的マナーを知りましょう。

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男性社会人の電話対応の基本的なことを教えて?

社会人になると、最初に覚えなければならないのは、電話対応だと言われています。
会社、就活、一般家庭でも、基本のマナーを覚えることが、理想の電話応対ができる近道です。

・社会、就活、一般家庭で共通するのは、明るく、親切、丁寧を心掛け、はっきり話すことです。
 男性の場合は低くぼそぼそと話さないで、一オクターブ高く話すと良いようです。

・電話を受ける時は、メモ用紙・筆記用具は、常に机の上に用意します。

・ほとんどの会社では、電話の応対マニュアルなどにより、問い合わせや用件について、例を示していることが多いので、それで応対の流れを覚えます。

・電話応対の文言には、決まり文句や言い回しがあるので、覚えるようにします。

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男性が電話を受けた時にすることは?社会人と一般家庭のマナーの違いは?

通常、電話をかけてくる方は、受ける者が男性、女性、新人、ベテラン関係なく話かけてきますので、会社を代表する心構えで応対しなければなりません。

新人の頃は、緊張してしどろもどろになったらどうしよう、と思いますが、社会人になると全ての方が体験することです。コツは仕事と同じで慣れることです。

・呼び出し音が鳴ったら、すぐ出るようにします。
 社会人:3コール以内にでるようにします。出るまで3コール以上のときは、「大変お待たせしました」と言葉を添えてから応対します。
 第一声で多いのは、「はい、▲▲会社です。」で、頭に「お電話ありがとうございます」や「おはようございます」を添える会社もあります。
 一般家庭や就活でも待たせたときは、「お待たせしました」を頭に付けくわえます。
「もしもし」と言っただけで黙っているのは、失礼になりますのでやめましょう。
社会人・就活共通で、電話に出るときは、同時に伝言メモや筆記用具も用意します。

・相手が名乗ったあとは、すかさず「いつもお世話になっております」と言います。
知らない相手でも同じように言います。
ビジネス用の合言葉と理解しましょう。

・相手が名乗らないまま、いきなり呼び出しや用件を言い出したりしたときは、
「失礼ですが、お名前を伺ってよろしいですか?」
「恐縮ですが、お名前をお聞かせ願いますか?」などと聞きましょう。
注意として「お名前頂戴できますか?」は、名前はもらうものではないので、使用しないようにしましょう。

・一般家庭で相手が名乗らないときは、「どちら様ですか」と聞き、それでも相手が何も言わないときは、電話を切ってもよいでしょう。

男性が電話を受けた時の応対例を教えて?社会人と一般家庭では、対応は違うの?

・担当者や役職者または家族の不在を相手に伝えるときは、
会社では通常は
「ただいま、席をはずしております」
「ただいま、外出しております」、
戻る時間がわかるときは、「▲▲時に戻る予定です」をつけ加えます。

出社時間までに、まだ出社していないときは、
「▲▲は、所用で▲▲時に出社予定です」と答えると良いでしょう。

役職者の呼び出しの場合は、▲▲課長ではなく「課長の▲▲は、ただいま席をはずしております」という言い方をします。

一般家庭:「▲▲は、今出かけております。▲▲から電話を差し上げましょうか?」などと伝えましょう。または、用件を聞くようにします。

男性が電話をかける前にすることは?社会人と一般家庭では違うの?

・電話をかけるには、時間帯に気をつけましょう。
 会社へ電話をかける前に、用件をわかりやすく書いたメモなどを手元に置いておきます。
就業時間内にかけるように心掛け、朝の打ち合わせなどで忙しい始業直後や、昼食時や営業時間外はなるべく避けましょう。

緊急で始業前などにかけたときは、「朝早く、申し訳ありません」や「時間外ですが、よろしいでしょうか」などと一言付け加えます。

一般家庭では、一般的に朝9時~夜21時頃で、食事の支度や食事時は避けた方が良いです。
ただし親しい間柄の方は、会話できるかどうか都合を直接聞いてもよいでしょう。

男性が電話をかけた時の言い方は?かけた後の電話はどちらが切るの?

・会社に電話をかけて相手がでたときは、
 「▲▲会社の▲▲と申します。いつもお世話になっております」と礼を述べてから
 「▲▲営業部の▲▲さんは、いらっしゃいますか」が基本です。

・家庭では「▲▲といいます。▲▲さんいらっしゃいますか?」が一般的です。

 一般的には、かけた方が先に切ります。切る前に「失礼します」と一言述べると、相手に不快感を与えないでしょう。相手がお得意さんなどお客の場合は、相手が切ってから静かにこちらも切ります。

・かけた相手が、不在のときは、
社会人として
「何時頃、お戻りの予定でしょうか?」
「わかりました。こちらから、改めてご連絡差し上げます」
「恐れ入りますが、▲▲までお電話を頂きたいとお伝えいただけますか?」などです。

学生の就活での、面接日の調整などはどうするの?

学生などが、就活やバイトの求人募集に応募をするときは、
①応募先の情報が書かれている書類のほか、メモ用紙・筆記用具・カレンダーを手元に置きます。

②電話をかける時間は、昼食時間や夜間は避けます。
 一般の企業だと9:30~11:30、13:30~16:30が無難と言われています。

③携帯電話からの電話は、電波状態の良い所、雑音が入らない静かな場所からかけるようにしましょう。

④かけた時は、自分の名前と求人に応募したいと用件をはっきり言いましょう。

⑤面接日時や面接時の持ち物、服装など大事なことは、必ず復唱しましょう。
不明なことは、自分から質問や問い合わせをして確認します。

⑥用件が終わったら、「本日はお忙しい中、有り難うございました。失礼します。」とお礼を言い、相手が切ってから静かに電話を切りましょう。

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