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ビジネスメールのマナー!送信・返信の注意事項!例文は?

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PCを触るビジネスマン

ちょっと前の時代では、不特定多数の方に用件を伝えるには、同じことを何人もの人が電話で、一人ずつ伝えたものです。

しかし、現在は一人でも大多数でも、メールの一斉通信により1秒もかからず伝えることができます。
ビジネスでも使用されることが多く、無くてはならないものです。

でも、メールにも基本的マナーがあります。
マナーを守って、きちんと内容を伝えることは、男性社会人として必要なスキルの一つです。
マナーを生かして、出来る男性を目指しましょう。

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Eメールってなんですか?どんなことができるの?

Eメール(electronic mail)とは電子メールともいい、パソコンや携帯電話などのネットワークを利用して、手紙のようにやり取りするものです。

プロパイダーが提供するものやGmailのようにグーグルが提供している無料メールがあります。

メールは、文章だけではなく、文書ファイルや写真や画像なども添付ファイルとして送ることができます。
使用するには、メールアドレスを設定しなければいけません。

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Eメールで使う言葉を教えて?CC・BCCって何?

・宛先(アドレス):宛名であり、「▲▲@▲▲.ne.jp」などがメールアドレスです。
一語でも間違うと相手に届かないので、送付先のアドレスは一字一句正確にしましょう。

・CC:宛先はメインの送信先で、CCは内容は同じですが、複写を送信したい相手です。メイン以外の人で内容を確認してほしい人です。

・BCC:CCと同じようにメインではないが、内容を確認してほしい人です。
メインやCC、BCCの受信者に、他にも受信者がいるのを知らせたくない人です。

・件名(サブジェクト):本分内容をわかりやすく、簡潔にしたタイトルです。件名の文字数は45文字以内を基本として、重要なキーワードは前半が良いでしょう。

・本文:相手の氏名・お礼・送信者氏名・伝えたい内容・締めの文の構成が一般的です。

・署名:送信者の氏名、連絡先などを記載した名刺的なもので、メールの末尾に付けることが多いです。

男性のビジネスでのメールマナーは?送信・返信するときの注意事項を教えて?

送信する場合

・目上の方:本題の前に「お世話になっております」「お忙しいところ失礼します」などの文言をつけると良いでしょう。
「ご苦労様」は目上の人が部下に使うものとされ、「お疲れ様」は部下が上司に使う言葉とされていましたが、近頃は意見が別れるところで、わざわざ使用することはないと言われています。

・初めての相手:「初めまして」「突然のメールで失礼いたします」「初めてご連絡させていただきます」などの文言の後に、▲▲部の▲▲です。とつなげると良いです。

・送信する時間帯:通常は就業時間内ですが、夜間に送信しても電話のように失礼ではないと言われます。
ただし、朝に見ても間に合う内容のものに限ります。

・取り急ぎ:詳しい説明は後で、取りあえず用件や結果を知らせるときに、この文言はよく使われます。
お互い了解済みの内容であればよいですが、目上の人やお礼、謝罪などで連絡する場合は適当でないという意見が多いようです。

・接待のお礼:ビジネスの中で接待は重要で、接待を受けた翌日の始業直前や直後に送信することで誠意が伝わります。接待を「食事会」と表現して、店の雰囲気や話した内容にさりげなく触れることで、男性社員としての株が上がるでしょう。

返信する場合

・RE:(件名):送信されたメールに返信した場合、「RE:(件名)」となりますが、そのまま返信しても失礼にはあたりません。
返信先は、件名を見たときに自分で送信したメールに対する返信だと一目でわかるからです。
ただし、同じメールの返信を繰り返すと「RE:RE:RE(件名)と「RE」がどんどん増えていきますので、3回目くらいで新たに件名をつけ直しましょう。

・引用:メールの差出人の文章をそのまま残し、それに返答するスタイルです。
 >会議の日時は、2月10日(火)10時の予定です。 を引用した場合
 「了解いたしました。よろしくお願いします。」 などと一言ですみ、効率的です。

・転送:自分宛に届いたメールを他の人にも送ることです。「FW:(件名)」とメールに表示されます。
転送するときは、相手が転送とわかるように、「▲▲から送信されたメールを、転送いたします」などと前書きして転送します。

男性の就活でメールを使用するときのマナーを教えて?

就活においても、希望の会社との問い合わせや質問、面接、訪問日の調整等にメールを使うことが多くなっています。

そのメールのやり取りでも、既に応募者の人物像を観察しているかもしれません。

また、メールのマナーに反して雑なものだったりすると、良い印象は与えないでしょう。

・件名ははっきり内容のわかるものにして、「▲▲会社 ▲▲様」というように人事担当者名は必ず載せ、「お世話になっております」などのお礼文のあとに、本人名を名乗ります。

・本文は簡潔に要点をまとめて、回りくどい文章はやめましょう。

・質問は、相手もわかりやすいように、箇条書きなどにまとめたほうが良いでしょう。、

男性のメールでマナー違反にはどんなものがあるの?

・HTML形式のメール・・・文字を装飾したり、画像を入れたりできる形式ですが、受信する側の容量が増え、装飾のない文字でも余計なタグが付いてしまいます。

・添付書類の容量が大きい・・・相手の接続環境によっては制限がかかり、正常に受信できないことがあります。
大容量の書類を送信するには、相手に送信可能が確認しましょう。

・ビジネスのメールに(笑)、でーす。顔文字、♪などをつける・・・友人ではありません。

メールマナーに基づいた、良く使われるメールの例文を教えて?

(資料送付の依頼 例文)読みやすいように適宜に改行を入れると良いです。
件名:資料送付のお願い     ・・・必ず記入します。
▲▲株式会社 営業部
▲▲ 様            ・・・必ず誰に送信したかわかるように、必ず記入します。
いつもお世話になっております。 ・・・日頃の感謝の意を伝えます。
▲▲会社 建設部の▲▲です。  ・・・必ず、自己紹介をします。
<本文・・・▲▲システムの詳細資料をお送りいただきたく、ご依頼申し上げます。>
お忙しい中、お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。・・・お詫びと再度お願いします。
【送付先】           ・・・必ず送付先・連絡先を記入します。
〒123-456
東京都▲▲区▲▲町12-3 ▲▲ビル2F
▲▲会社 建設部 
担当:▲▲
TEL 0123-45-7896
【署名】         ・・・送信者の氏名、連絡先などを記入した署名をつけます。

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