【コピペOK】社外向け謝罪メールの書き方！誠意が伝わる例文と3つのポイント

2025年7月3日

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「やってしまった…」

仕事でのミスは、誰にでも起こりうることです。

しかし、その後の対応、特に社外の取引先への謝罪メールをどう書くかで、あなたの評価、ひいては会社の信頼が大きく左右されます。

「どんな件名にすればいい？」「言い訳がましく聞こえないか不安…」「コピペで使える丁寧な例文が今すぐ欲しい！」

この記事では、そんなあなたの悩みを解決します。

この記事を読めば、ただ謝るだけでなく、誠意を伝え、ピンチを乗り越え、むしろ信頼を回復させるための謝罪メールの書き方が分かります。

状況別の例文も用意したので、ぜひ参考にしてください。

謝罪メールは「構成」が9割！基本の5ステップ

急いでいる時ほど、焦って文章を書き始めてしまいがちです。

しかし、丁寧な謝罪メールには「型」があります。まず、この基本構成を頭に入れましょう。

【最重要】謝罪の言葉
ミスの具体的な内容
原因の報告
今後の対応策・解決策
再発防止の誓いと結びの言葉

なぜこの順番なのでしょうか？それは、相手が一番知りたいことに、最短で答える構成だからです。

言い訳から入ったり、経緯を長々と書いたりするのはNG。まず**「何よりも先に、非を認めて謝罪する」**という姿勢が、誠意を伝える第一歩です。

【状況別】今すぐ使える！社外向け謝罪メール例文集

それでは、具体的な例文を見ていきましょう。あなたの状況に合わせて、太字の部分などを書き換えてご活用ください。

例文1：納期遅延・納品ミスのお詫び（最も基本的なケース）

件名：【株式会社〇〇田中】商品「△△」の納期遅延に関するお詫び

株式会社〇〇営業部部長 （相手の役職） 〇〇〇〇（相手の氏名） 様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の**（自分の名前）**です。

この度は、〇月〇日に納品予定でございました商品「△△」の生産に遅れが生じ、貴社へのお届けが遅れてしまいますことを、心よりお詫び申し上げます。誠に申し訳ございません。

私の確認不足により、製造ラインへの指示に誤りがございましたことが原因です。

現在、最短でお届けできるよう、（具体的な対応策）の体制で生産を進めております。正式な納品日につきましては、改めて本日15時までにご連絡させていただきます。

今後は、複数名でのダブルチェック体制を徹底し、二度とこのような事態を招かぬよう、万全の注意を払う所存です。

取り急ぎメールにてお詫び申し上げます。本件につきましては、後ほど改めてお電話にてご説明、お詫びをさせていただきたく存じます。

重ねてにはなりますが、この度の不手際、誠に申し訳ございませんでした。

署名

例文2：請求書・書類の誤りのお詫び

件名：【株式会社〇〇田中】〇月分ご請求書の誤りに関するお詫び

（宛名は上記と同様）

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社△△の**（自分の名前）**です。

先ほどお送りいたしました〇月分のご請求書につきまして、金額に誤りがございました。多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

正しくは「〇〇円」のところ、誤って「△△円」と記載しておりました。こちらの経理部門との連携ミスが原因でございます。

正しいご請求書を、ただ今再発行し、改めてメールに添付いたしましたので、お手数をおかけし大変恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。

今後、このようなことのないよう、承認プロセスの見直しを行い、再発防止に努めてまいります。

何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

署名

謝罪メールの質を格段に上げる3つのポイント

例文をベースにメールを作成する際、以下の3点を意識すると、より誠意が伝わり、相手の心証も大きく変わります。

ポイント1：件名だけで「謝罪」と「用件」を明確に

多忙な相手は、毎日数十件のメールを受け取っています。件名を見ただけで、**「誰から」「何の件で」「謝罪であること」**が瞬時に分かるようにしましょう。

悪い例： お詫び
良い例： 【株式会社〇〇田中】〇月〇日の会議資料の誤りに関するお詫び

「【会社名氏名】」を入れることで、相手は安心してメールを開くことができます。

ポイント2：言い訳は1ミリも入れない！原因は「自分ごと」として書く

たとえ部下のミスや、他部署のトラブルが原因だとしても、それをそのまま書くのは最悪です。相手にとっては「社内の事情など知ったことではない」からです。

NG例：「担当者が失念していたため、遅れてしまいました」
OK例：「私の確認・監督不行き届きにより、遅れてしまいました」

責任の所在を明確にし、すべてを**「自分ごと」**として謝罪する姿勢が、信頼回復に繋がります。

ポイント3：メールだけで済ませない！電話でのフォローを約束する

本当に重大なミスの場合は、メールだけで済ませてはいけません。メールはあくまで、取り急ぎの第一報と、事実関係を正確に伝えるためのものです。

メールの文末に**「後ほど改めてお電話にてご説明、お詫びをさせていただきたく存じます」**の一文を入れ、必ず電話でも謝罪しましょう。

電話を入れるタイミングは、メール送信後すぐが理想です。迅速な行動が、あなたの誠実さの証明になります。

【絶対にダメ】信頼を失う謝罪メールのNG例

最後に、これだけはやってはいけない注意点です。良かれと思って書いたことが、相手の怒りに油を注ぐこともあります。

時候の挨拶は不要 「拝啓貴社ますますご清栄のことと〜」などは不要です。緊急性の高い謝罪メールでは、まどろっこしい印象を与えます。すぐに本題に入りましょう。
原因を他責にしない 前述の通り、「〜のせいで」「〜が原因で」と他者や環境のせいにするのは絶対にNGです。
抽象的な言葉で逃げない 「今後は気をつけます」「頑張ります」といった言葉では、何も解決しません。「ダブルチェック体制を徹底します」「承認プロセスを見直します」など、具体的な再発防止策を示しましょう。